博物馆作为一个以文物标本为基础的收藏、研究、陈列、传播的科学研究和社会教育机构，在建设社会主义先进文化过程中发挥着重要的作用。博物馆的基础是藏品，有了丰富的多种类型的藏品，才可以开展科学研究工作，利用藏品举办各种陈列展览，从而向广大观众开展历史的、科学的、艺术的传播与教育，提高人们的文化素养，激发人们的爱国主义热情，使博物馆教育功能得到充分的发挥。为了进一步提高博物馆的管理水平和发挥它的重要作用，必须加强博物馆的档案建设与管理，尤其是业务档案，使之成为重要的社会文化资源，为全社会利用档案资源提供服务。这样，围绕着藏品的征集与保管、研究与利用，认真地搞好博物馆业务档案的建设与管理，就成为博物馆管理工作所不可忽视的重要一环。
一般说来，博物馆的业务档案建设应从以下几方面入手。
第一，要建立藏品档案。藏品是博物馆各项业务活动的物质基础，各种类型博物馆往往由藏品性质的不同而区分。对入馆的每一件藏品，将其来源、时代、尺寸、质地完好程度等基本情况，要逐一进行登记，随即进行建帐、建卡、建档、编目等项工作。在藏品建档过程中，不仅要重视藏品自然状况的记录，更要重视藏品的历史内涵。尤其是征集入馆的藏品，除对藏品自然状况、历史内涵记录之外，还要对藏品流传经过和与藏品有关的方方面面的情况进行详细地记录。除此之外，入馆藏品还要绘制图示或拍成照片，登记该藏品的保护状况和专家鉴定的意见以及研究成果等情况。这样才能为藏品入馆后的建帐、建档提供翔实、准确的依据。在此基础上建立藏品的分类帐和总帐，把不同时代、不同种类、不同等级的藏品分门别类地进行登记建帐。在藏品入库时，还要建立藏品入库方位卡，以便在文物利用过程中，文物保管员能方便、准确、及时地提取藏品。由此可见，建立藏品档案是博物馆文物管理最基础的业务工作。
第二、要建立起博物馆的陈列展览档案。筹备陈列展览可以说是博物馆的主要业务工作。博物馆在征集、收藏、研究藏品的基础上，根据馆藏藏品特色以及宣传地域历史文化的客观要求，组织业务人员整理陈列资料，拣选文物标本，研究讨论陈列大纲，编写陈列计划，进行陈列的形式设计，安排陈列施工，最后完成陈列布展任务，向社会开放，接待观众参观。博物馆陈列展览档案应包括两个方面：一是整理基本陈列档案。在布展结束后，筹展人员应将筹展过程中的全部资料整理建档，主要包括筹展策划及组织机构情况，陈列大纲和陈列计划的征求意见稿、修改稿、审定稿原件，陈列展出文物、标本的清单，陈列展览使用的照片、绘图稿、形式设计稿、施工图纸和材料单，陈列展览说明文字资料以及陈列展出的实际效果图片等资料。二是建立博物馆流动展览档案。举办流动性展览，是丰富社会文化生活，传播文化信息，活跃博物馆教育阵地以及发挥博物馆功能的一项重要内容。所以，对举办的各种大型流动展览也要尽可能参照整理基本陈列档案的方法，结合流动展览的多样性特点，分门别类建立起完整的流动展览档案。这也是博物馆
档案建设中所不可缺少的一项工作。
第三、建立博物馆的研究资料档案。博物馆作为重要的科学研究机构，要组织专业技术人员对藏品的科学价值和保护技术开展广泛的研究。因此，在研究藏品的过程中，不仅要收集大量的考古调查资料、文物普查资料、藏品的征集资料，而且还要查阅大量的文献资料，包括对藏品的实地采访资料，对藏品的性质和在历史上曾发挥过的作用以及它所反映出的特定历史文化面貌作出科学的结论，从而确定藏品的真实价值，并通过陈列展览予以反映，使人们能充分认识博物馆藏品的重要价值，从中受到深刻的历史文化教育。在对藏品实施科学保护过程中，为防止藏品的自然损毁和使之延年益寿，需要研究各类藏品的保护技术，包括为研究藏品的保护技术而进行长久的观察记录与进行的各种科学试验记录资料。所有在开展藏品学术研究或实施技术保护过程中使用的大量文献记述、图片或试验报告等方方面面的资料以及成果，在学术研究或技术保护完成之后，要加以系统的整理，从而建立博物馆科研资料档案，对科研工作进行系统地总结。从而丰富、充实藏品的档案内容，也为藏品的利用创造条件。
第四，建立博物馆的接待工作档案。博物馆在开馆期间，每天都要接待来自社会各个阶层的观众，因此，博物馆宣传教育部要认真地开展观众调查，注意收集整理观众留言，倾听观众呼声，了解不同层次观众对每一个陈列展览的评价以及对博物馆提供服务方面的要求、批评、建议等情况，详细的加以整理、分析、总结，通过日积月累收集起来的观众信息，整理成接待工作档案，为博物馆
完善陈列展览内容和改进提高管理工作提供第一手资料。
第五，建立博物馆人才档案。博物馆作为重要的科研和教育机构，培养了考古、文物鉴定、陈列展览、文物保护、宣传讲解等方面众多的专业技术人才，他们在各自的工作领域都学有专长，
各类技术人员在其业务活动中或多或少都形成有一定价值的材料.如学术论文、声像资料等,既不属人事档案归档范围,也不属文书、科技档案归档范围.均由个人自行保存。这些材料是体现个人工作成绩和技术进步的载体之一,也是单位对人才使用和职称晋升的重要依据。由于这些材料散存在个人手中,所以单位不能随时了解和掌握各类专业技术人员的业务技术进展动态。为了解决这个问题,需对各级各类专业技术人员在业务活动中形成的有关材料进行收集、整理.建立专业技术人员业务档案,将有力地促进全馆业务技术进步和专业技术队伍建设。
总之，博物馆应最大限度、最大范围地利用档案资源，充分发挥档案作用。保存档案是为了更好地利用档案。博物馆档案工作者不应只停留在保管档案上，还要进一步研究利用。我们必须有计划、按标准，在加强档案研究工作的同时，不断地摸索，善于总结经验，使档案的潜在价值发挥到最大。 |
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